Na čo nesmiete zabudnúť, ak plánujete vianočný večierok alebo teambuilding?

Vždy je to tak, že ak plánujete teambuilding alebo vianočný večierok máte v rukách Čierneho Petra. Kolegovia si z firemnej akcie zapamätajú atmosféru, jedlo a to, či sa zasmiali. Vy, ktorý ho organizujete, si zapamätáte hlavne telefonáty, zmenené počty a otázku „a dokedy tu vlastne môžeme byť?“ od šéfa o pol jedenástej večer…

Dá sa to robiť inak. Spísali sme vám body, čo sa za roky firemných akcií a viac ako 100 zorganizovaných eventov v Starom Hostinci ukázalo ako najdôležitejšie. Tento návod je pre manažérov, asistentky a HR, ktorí chcú, aby večierok dopadol dobre, a pritom si ho chcú aj sami užiť.

Začnite termínom, nie menu

Decembrové termíny sa v obľúbených priestoroch obsadzujú už na jeseň. Ak máte v hlave konkrétny dátum, rezervujte ho čo najskôr, aj keď ešte nepoznáte presný počet ľudí. Počty sa dajú upraviť neskôr, ale voľná sála sa v decembra hľadá ťažko.

Zvážte aj termín. Nástup v nedeľu môže byť pre mnohé prevádzky zaujímavejší a dajú vám tak lepšiu cenu na ubytovanie. Ak chcete večierok spojiť s výletom, u nás, v Banskej Štiavnici sa 11. a 12. decembra koná Štjavnycký vjanočný jarmok, ktorý je od nás vzdialený necelých desať minút autom.

Vyberte miesto, kde je všetko pod jednou strechou

Najviac stresu na firemných akciách vzniká pri presunoch a pri čase stravovania. Reštaurácia je inde ako hotel, taxíky nechodia, polovica ľudí nevie, kde má izbu. Keď ste hladní a reštauráciu začnete hľadať, musíte počítať s výraznou časovou stratou. Naopak ak je večera, zábava, ubytovanie aj raňajky v jednom objekte, odpadne vám veľká časť logistiky.

Pri výbere miesta sa pýtajte na tri veci:

• Kto vám bude počas celého podujatia k dispozícii ako kontaktná osoba?

• Varí kuchyňa z čerstvých surovín, alebo ohrieva polotovary?

• Aké sú finálne kapacity ubytovania a spoločenských priestorov?

V Starom Hostinci vo Svätom Antone, 6 km od Banskej Štiavnice, máte spoločenskú sálu pre 80 hostí, ubytovanie až pre 49 osôb v 15 izbách s vlastnou kúpeľňou a parkovanie priamo pri objekte. Na pracovnú časť slúži školiaca miestnosť s rozlohou 150 m² s dataprojektorom, flipchartom a východom na terasu. Kuchyňa nepracuje s polotovarmi, pirohy aj halušky robíme ručne.

Nové prostredie robí polovicu práce

Tím, ktorý sa celý rok stretáva v tej istej kancelárii, sa v novom prostredí správa inak. Ľudia, ktorí spolu bežne len riešia maily, si sadnú k jednému stolu a začnú sa rozprávať. Preto má zmysel vyviezť kolegov aspoň raz do roka na výlet, ktorí tím zocelí.

Starý Hostinec nie je klasický moderný hotel, ktorých je už na Slovensku veľa ale je historický furmanský hostinec z roku 1760, no pre firemné skupiny je dôležitá aj jeho novšia časť. Spoločenská sála je vzdušná a presvetlená, nad ňou sú izby s prístupom na terasu a ďalšie izby v podkroví novej časti majú samostatný vchod. Starý Hostinec má niečo, čo moderným hotelom chýba. Má charakter a dušu. V decembri sálu chystáme vianočne: drevená podlaha, maľované ornamenty na stenách, červené obrusy a sviečky na stoloch. Tím tak dostane historickú atmosféru aj komfort, ktorý od firemného podujatia čaká.

Program s časovým plánom

Večierok bez programu sa často zmení na dlhú večeru, pri ktorej každý sedí so svojím oddelením. Naopak, príliš nabitý program ľudí unaví. Dobrý plán má jednu spoločnú aktivitu, slávnostnú večeru a voľnú zábavu.

Ako spoločnú aktivitu odporúčame Tímovú výzvu od Academy SyMpHony. Ide o program s názvom „vianočný večierok trochu inak“, v ktorom tímy súťažia v úlohách na pohotovosť, kreativitu a schopnosť dohodnúť sa. Počíta sa každý bod, je pri tom veľa smiechu a hudby a večer sa končí slávnostným vyhodnotením víťazného tímu. Hodí sa pre menšie aj väčšie firemné skupiny a zapojí aj tých, ktorí sa na teambuildingy bežne netešia. 

Ak chcete niečo pokojnejšie, pripravíme ochutnávku hontianskych vín zo sopečného podložia, folklórny večer v historických priestoroch, spoločné varenie tradičných jedál alebo cez deň vychádzku k tajchom.

Takto môže vyzerať časový plán pre jednodňový večierok s ubytovaním:

Room list pošlite pred príchodom

Najväčší chaos pri príchode vzniká na recepcii, keď sa až na mieste rieši, kto s kým spí. Room list pripravte a pošlite ubytovaniu najneskôr päť dní pred akciou. Má obsahovať mená ľudí v jednotlivých izbách, kto potrebuje samostatnú izbu, kto príde neskôr alebo odíde skôr a fakturačné údaje firmy.

Myslite aj na špeciálne potreby. V Starom Hostinci máme bezbariérovú izbu s prístupom pre vozíček, izbu na prízemí s oddelenou chodbou, kde môže byť aj pes, a rodinné izby, ak niekto príde s partnerom alebo deťmi. Keď to viete vopred, izby rozdelíme tak, aby nikto nemusel nič meniť na mieste.

Za zmienku vopred stoja aj alergie, intolerancie a diétne obmedzenia, aby ste sa vyhli zdravotným komplikáciám.

Dohodnite si, dokedy je sála vaša

Toto je otázka, ktorá sa najčastejšie zabudne. Pri rezervácii si nechajte potvrdiť, dokedy môžete sálu používať, dokedy je k dispozícii obsluha a koľko stojí predĺženie. Mnohé podniky zatvárajú podľa prevádzkových hodín a na poslednú chvíľu je potom problém vyriešiť predĺženie prevádzky.  

V Starom Hostinci sa sála a personál po 21.00 objednáva za príplatok za sálu a za hodinu obsluhy a zábava môže pokračovať aj do skorých ranných hodín. 

Strava je základ dobrého večierku

Jedlo je to, čo si ľudia z večierka pamätajú najdlhšie. Pri výbere menu si ujasnite, či chcete servírovanú večeru alebo bufet. Servírovaná večera pôsobí slávnostnejšie, bufet je voľnejší a každý si vyberie, koľko chce.

Zozbierajte vopred alergie, vegetariánov a ďalšie diéty a pošlite ich kuchyni spolu s room listom. Opýtajte sa aj na nočné jedlo. Polnočná kapustnica u nás patrí k firemným akciám rovnako ako koláče a domáce pirohy, halušky či divinové špeciality. Orientačné varianty slávnostných menu nájdete na stránke Menu pre oslavy a stretnutia, presnú ponuku vám pripravíme podľa počtu ľudí.

Coffee break a raňajky

Ak má večierok aj pracovnú časť, napríklad zhodnotenie roka, coffee break nie je detail. Ľudia prichádzajú z cesty a bez kávy a niečoho sladkého sa do programu nezapoja s takým nasadením, ako by ste si želali. Dohodnite si čas, kedy presne má byť pripravený a či ho chcete raz alebo dvakrát.

Spýtajte sa aj na neskorší check-out, aby sa nikto nemusel v deň odchodu o desiatej ponáhľať a baliť.  

Vopred si stanovte jasné pravidlá otvoreného účtu

Otvorený účet je najčastejší dôvod nepríjemných prekvapení pri faktúre. Pred akciou si dohodnite tri veci. 

Čo platí firma: 

• nealko, víno, pivo, tvrdý alkohol, alebo len časť z toho,

• má účet limit, napríklad sumu na osobu alebo celkovú sumu, po ktorej vás obsluha upozorní,

• kto môže počas večera objednávať na firemný účet a kto ho na konci podpíše.

Ak pravidlá poznáte vy aj obsluha, nemusíte celý večer sledovať, čo sa nosí na stoly.

Kontrolný zoznam pre organizátora

Vy ste hosť, nie organizátor

Dobre pripravený večierok poznáte podľa toho, že organizátor sedí pri stole a smeje sa s ostatnými. Ak chcete, aby to tento rok platilo aj pre vás, napíšte nám termín a približný počet ľudí. Pripravíme ponuku s ubytovaním, menu aj programom.

Ozvte sa nám a rada Vám pomôžem. 

info@staryhostinec.sk

+421 903 755 770